東京お茶の水、駿河台の色あいに馴染むアールデコを基調とした瀟洒な建物は、昭和12年に建てられ、「文化人のホテル」として、数多くの作家や有名人に広く愛され、現代に至っている。本の街、神田にも近いことから、大手出版社が賞レースの選考会で利用したり、今でも長期滞在をしながら、新作の執筆に勤しんだりする作家がいるという。
業界の中でも、宿泊、レストラン、冠婚葬祭を兼ね備えたスタンダードホテルだが、お客様の要望に応えていくうちに、従業員の勤怠管理は、次第にローカルルールが増えていき、人事総務の頭を悩ませる種となっていった。

「社労士には常に確認をしてもらっていますが、宿泊部門では当然夜間勤務があり、レストランでもお客様のご要望で、時間外の対応をすることがあるため、様々な労働パターンが増えていきました。
そして、そのパターンに合わせるように、勤務シフトを更新していったことにより、管理自体がとても煩雑になってしまいました。」

また、給与計算を行うために、毎月タイムカードで打刻された時刻や休暇申請を、人事総務の一人で全てを書き写していたため、転記ミスを起こしかねず、さらに打刻忘れなどがあった場合には、館内で当事者を探す労力が増え、すべての作業が終わるまで1週間程の時間を要しており、大変な手間と責任が圧し掛かる作業となっていた。
そのため、人的要素と時間的要素双方の軽減を考慮した結果、勤怠管理システムの導入を検討することになった。

「自前でのサーバー構築ではなく、クラウド型かパッケージソフトを考えていたため、当時行われていた展示会へ参会しました。」

そんな折、展示会の入口近くに、勤之助の文字が目立って存在していたので、吸い寄せられるように入って行ったところ、画面がシンプルだが、カラフルで分かりやすく、希望とする項目も出力でき、操作もとても簡単で好印象を受けた。後に、従業員からも、以前の就業先で最終検討まで入ったことがあるシステムだとも聞かされ、最終候補の一つとしたという。

「実は親会社からも、パッケージソフトも含め、いくつかの勤怠管理システムについて紹介をしてもらっていました。
しかし、ホテル全体での導入を考察した結果、不規則な現場の管理や、パソコンの準備など、トータルボリュームが増えたため、コスト面も含め、最終的にHOYAサービスを逆指名させてもらい、”勤之助”の導入を決めました。」

「導入直後は、各部署から、システムの内容ではなく、導入することの意義について、問い合わせを受けました。
特に宿泊や調理部門などの、お客様と直接触れ合う業務を行っている従業員は、個々のお客様が満足して帰られることに仕事の妙味を感じているため、自身の勤務時間は二の次に考える傾向があります。
しかし、法令順守と健康管理の必要性を訴え、どのぐらい皆さんにとって有益となるものかを少しずつ説明をして、理解をしてもらいました。」

但し、急激なシステム化は、余計な業務が増えた感覚が芽生えかねないため、まずは TIME DOC に関心を持ってもらい、ソフトランディングでの本格稼動を目指すという。

「基本的な操作が分かれば、勤務パターンが数多くある部署でシフトを作るときも、ドラッグアンドドロップで簡単に操作して、PDF出力で貼り出すこともできるので、作る側も見る側も、とても分かりやすいと思っています。
また、連続勤務などの法令チェックも、シフトを作成する際に表示されるため、有効活用の可能性を感じています。あとは、油を使用する調理部などで、パソコンを置くことが出来るかなど、物理的な問題は残っていますが、来年を目処にすべての部署に導入をしたいと考えています。」

「人事総務では、法定帳簿の一つとして管理する、約30部署、200名以上の出勤簿の紙の束がなくなるだけでも、省エネとなり、勤之助を導入した意義があると感じています。
これまでは、帳簿の罫線を引く作業まで人事総務で行っており、時間の有効活用が出来ておらず、お客様からのリクエストに対しても時間を要していました。
これからは、シフト作成のみならず、出勤簿の提出まで、人事総務で手を加える必要がなくなることは、自分自身にとって、とても大きな業務改革だと感じています。」

これからは、今まで1週間程度掛かっていた作業時間を、お客様へ還元をしていく予定だと、笑顔で話をしてくれた。

「ホテル業界は、労働時間は24時間制、休みも不規則であることが当たり前のため、勤怠管理の整備は大変な作業だと思います。
ただ、昨今のビジネスシーンでは、ストレスチェックなど、社員の健康管理面を重視する傾向があることから、改革を行なう意味も含め、当館でも導入を思い切ることにしました。実際に導入を行うとなると、想像していた数以上にシフトが存在しており、すべてを炙り出して設定を行うまでは大変でしたが、整理をすることが出来たことは、従業員にとっても良かったことだと確信しています。
シフトで働く従業員が多いこの業界では、従業員にとっての見やすさ、部門長にとっての扱いやすさ、そして人事総務の管理をするどの側面からも、お勧めすることが出来るシステムだと思います。」