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導入事例

ASP導入が難しいとされた製造業でいち早く勤之助を導入。
システムのカスタマイズと運用の柔軟性で複雑な勤怠管理に対応

パラマウントベッド株式会社 様

会社イメージ
  • 【導入時期】 2010年10月
  • 【ご利用ID数】 約1,500

導入前

勤怠管理方法
  • 勤怠管理パッケージソフトでブラウザ打刻
  • 出向社員はエクセル管理
課題
  • トラブルがあった際に自社内で対応していたため、しばらく使用できなくなる期間があった
  • システムが古くなっていた
  • 出向社員の場合、出勤簿はエクセル対応になり、申請は総務が代理で行わなければならなかった
  • 出勤簿承認機能がなかった
  • 育児休業などの入力に時間がかかっていた

導入後

勤怠管理方法
  • 勤之助によるブラウザ打刻
  • 勤之助のICタイムレコーダー「TIMEDOC」
課題
  • トラブルの場合もHOYAサービスがすぐに対応
  • ASPだから常に最新の機能が使えるように
  • 出向先でもブラウザ打刻や各種申請ができるようになった
  • 出勤簿承認を画面上で行えるようになった
  • 育児休業などの入力を一括で効率的に作業できるようになった

ホールディングス化に向けて、より進化した勤怠管理システムを

スタッフ1
パラマウントベッド株式会社
主任 石田 義春 様

パラマウントベッド株式会社の勤之助導入は2010年。製造業では導入が難しいといわれたASPをいち早く導入したパイオニアであり、1500人を超えるユーザーを擁しながら、現在も順調に運用を続けている。平成23年にホールディングス化された背景にも勤之助は一役買っているという。
「きっかけは、今後の事業展開にあたって、上司からASPシステムである勤之助を調査してほしいというところからはじまりました。以前はパッケージソフトの勤怠管理システムを使用していたのですが、サーバーも弊社で管理していたので、トラブルがあったときは大変でした。フリーズすると丸一日システムが止まってしまう。そろそろ機能も向上したシステムも出ている時期であるし、見直しをはかろうと」。
「平成23年のホールディングス化にあたり、グループ会社間で社員の出向が発生します。ASPですと、社員がどこからでもアクセスして一元的に勤怠管理ができるので、非常に楽だったのです」。
以前は、グループ会社に出向したスタッフの勤怠状況は、一カ月に一度エクセルのデータで送られてくるものを担当者が手入力していた。ASPのアクセスの柔軟性、そして組織を超えたグルーピング化の性能に長けている勤之助の特性が、複数の会社間の社員の行き来にもスピーディーな対応ができるようになったケースである。

出勤簿に対する社員の意識も変化

勤之助の大きな特徴のひとつは、その画面のシンプルさにある。ハンコをイメージしたユニークな電子印鑑の採用、手書きの申請書や出勤簿に近い画面設計。「出勤簿」や「申請」など必要なアイコンしか画面にないので、ユーザーにとっても操作も簡単で、初めてでも使いやすい。このことが、毎日の確実な打刻、申請の定着につながったという。
「勤之助に変えてから出勤簿に対する社員の意識は変わったと思います。以前のシステムでは出勤簿承認機能がなかったのですが、勤之助の場合は毎月出勤簿を見て印鑑を押す。そのことによって勤怠が確定して給与に反映される…という意識付けができました」。

育児休業や休職のメンテナンスも一括で完了できるように

スタッフ2
パラマウントベッド株式会社
総務部 総務課 係長 六川 マユミ 様

では、実際に総務での作業はどのように改善されたのだろうか。
「出向者の対応が楽になったこと以外に、必要な勤務表がPDFですぐに出力・閲覧できるようになったことも助かっています。あと、育児休業者や休職者のメンテナンスが一括でできるので楽になりました。休職者は自宅にいるので自分で申請をすることができません。育児休業、産前産後休業、介護休業など、さまざまな休業を総務で入力するのですが、同じ部署の者を同じカレンダーにグループ化することによって、まとめて休業の入力ができる。これまでひとりひとり対応していたので非常に楽になりましたね」。
「パスワードを忘れた、というときの対応も楽になりました。以前のシステムでは私だけしかパスワードを調べて変更することができなかった。しかし今では総務にその権限があり、問い合わせ時にも電話で変更対応をしながら、すぐに本人にも確認ができるようになりました」。
また、比較フラグの処理が得意である勤之助のメリットも活用しているという。
「勤怠チェックに必要ないろいろなフラグを付けていただいています。たとえば、終業打刻の時間より残業申請の時間の方が遅いケースにはフラグがつくなど。一目でわかりやすくなり、勤怠状況の把握に役立っています」。

製造系企業の独特の勤務条件にも、オリジナルの工夫で対応

スタッフ3

往々にして製造系の企業は勤務条件や体系が複雑なケースが多く、勤怠管理システムの導入時にそのことが大きな障害となるケースも多い。現場サイドの声や要望も多岐に渡る中、パラマウントベッドでは2010年から勤之助を導入し、柔軟な運用でASPを活用している。
「導入に際し、勤務条件の違いから、工場など現場サイドからいろいろな要望がありました。本社では必要のない項目も工場では必要であったり、工場では必要な手当てを計算する項目が多かったりと。それらすべてをシステムに取り入れると大幅なカスタマイズになるので、運用で柔軟にカバーしている部分もあります。本社と工場で勤怠管理を確認する部門がわかれているのですが、工場側ではそれこそ毎日のように勤怠管理をチェックして管理に役立てているようです。しかし、ユニークなもので、食堂の利用状況を勤之助に反映させている、というのはありますね。食堂にカードリーダーがありまして、社員証をかざすと勤之助にその情報が反映されます。値段が統一なので、食堂を利用するとその状況が給与天引きである食堂の利用費に反映されるわけです。ちなみに食事の予約もボタンもつけていただきました」。

充実したサポート体制に期待

多岐にわたる要望をカスタマイズした場合、勤之助の基本システムもより独自のものに特化してゆく傾向がある。その場合、HOYAサービス側でも担当者をペア体制にするなどのバックアップ体制を強化して対応している。
「双方の担当がやめてしまった場合の引き継ぎ、すべてのシステムをどう把握するのかという問題には今後協議を進めて対応していきたいと思います。以前のパッケージソフトの場合、サポート体制が整っていなかったので、HOYAサービスの充実したサポート体制には期待しています」。

企業概要

会社名 パラマウントベッド株式会社
設立 1950年5月
資本金 65億9132万円
本社所在地 東京都江東区東砂2丁目14番5号
業務内容 1.医療・介護用ベッド等および什器備品の製造、販売
2.医療福祉機器および家具等の製造、販売
3.上記品目に関する輸出入、リース、レンタル、および保守・修理

<2013年8月掲載>
本事例に記載された情報は初掲載時のものです。
閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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