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導入事例

パソコンのない工場でもASPを導入!
マネジメントツールとしても勤之助を活用

ナカノ株式会社 様

会社イメージ
  • 【導入時期】 2012年12月
  • 【ご利用ID数】 105

導入前

勤怠管理方法
  • 本社・物流センター・北関東営業所・九州営業所
    手書きの出勤簿を総務へ提出し、総務でエクセルを作成
  • 金沢工場・秦野工場・山梨営業所・富士営業所・いわき営業所
    各工場・営業所の所長がエクセルを作成し、総務へ提出
課題
  • 紙の出勤簿、エクセルの出勤簿などを併用しており、月末の集計、確認作業に丸1日かかっていた
  • 給与ソフトへ手入力しており、作業に丸1日かかっていた
  • 書式がバラバラの用紙で申請をしていたため、管理が煩雑だった
  • 出社・退社、残業状況などがデータ形式がバラバラだったため、把握しづらかった

導入後

勤怠管理方法
  • 1人1台パソコンがあるところ
    (本社・北関東営業所・富士営業所・いわき営業所・九州営業所)
    勤之助によるブラウザ打刻
  • 1人1台パソコンがない・朝パソコンを開く時間がないところ
    (本社(営業担当)・物流センター・金沢工場・秦野工場・山梨営業所)
    勤之助のICタイムレコーダー「TIMEDOC」
課題
  • 月末の集計作業が圧倒的に短くなった
  • 給与ソフトへ手入力する必要がなくなり、作業が3分の1に減った
  • 申請がオンラインで済み、ペーパーレスに。誰から申請され、誰が決裁したかも明確になった
  • 実際の出社・退社、残業状況が明らかになった

手書き、エクセル…バラバラの出勤簿を統一化

スタッフ1
ナカノ株式会社 野村 美緒 様

ナカノ株式会社は中古繊維を工場用ウェスとして再生する業務から始まり、現在では製造業向けにさまざまな消耗品の販売を行う。その拠点は本社と国内8カ所の営業所に工場、さらに中国、フィリピンにも及ぶ。
すべての従業員がパソコンを持つ環境ではない製造業で、ASPシステムを導入し現在は現場での労務管理やマネジメント業務も改善されたという。
「勤之助導入前は、給与計算のもとになる出勤簿の形態や、集計のやり方が各営業所、工場ごとにバラバラでした。ただ紙の出勤簿だけ上がってきて私の方で計算をするところや、エクセルでデータを作って出してくれるところなど。エクセルの場合はまだいいのですが、紙に手書きで修正をしてあると、その内容についてもう一度その営業所に問い合わせたりして、出勤簿の計算から給与の集計までにトータルで丸2日以上かかっていました」。
「有給や残業の申請にしても、使っている用紙のフォーマットが違ったり、メールでやり取りするところと手書きで届けを出すところなど、ルールも統一されていなかった。勤務管理という点でもタイムカードであったり手書きであったりと、実態を知るのがその個人のみという状態で、管理という部分では少し甘かったと思います。勤之助を導入してからは、出勤簿に判が押されているか、また各種申請は出されているけれどもまだ上からの決裁がされていないなど、状況がリアルタイムで把握できます。申請漏れ、打刻漏れの確認作業に費やす手間が大幅に削減できました」。

使い勝手の良さ、わかりやすさ、初期費用の安さが導入の決め手に

「パッケージソフトの導入というのも選択肢としてはありましたが、サーバーも自社で設置して、メンテナンスも自分たちで考えなければならない。見えないランニングコストを考えるとASPという選択肢がベストではないかと考え、勤之助を導入させていただきました」。
「勤之助は画面が非常にシンプルで見やすい。パソコンに抵抗のある社員でも、難しい操作を必要としないので抵抗なく入力できます。打刻の漏れがないよう、パソコンを立ち上げると自動的に勤之助のログイン画面が出るように設定しています。グループウェアにログインした後の画面にもアイコンを設置するなど工夫して、全社に定着させていきました」。

ピッとかざすだけの手軽さで、工場スタッフの打刻もクリア

スタッフ1

ナカノ株式会社には工場もあり、ユーザーすべてがパソコンでブラウザ打刻ができる環境ではないが、その問題はICタイムレコーダー「TIMEDOC」(タイムドック)の導入でクリアしたという。
「ICカードをピッとかざすだけだから、タイムカードとそんなに操作方法が変わらない。それに、パソコンも必要ない。パソコンに慣れていない工場スタッフやパートの方にも受け入れられやすかったんです。何より勤之助の場合は、タイムドックを導入してもトータルの初期費用が他社よりも圧倒的に抑えられた。そのメリットは大きいです」。
実際、社内会議でタイムドックの導入台数を検討した際に、工場の従業員だけでなく朝が忙しい営業職にもタイムドックを利用したいという意見も出たという。初期費用が抑えられたこともあり、タイムドック4台と勤之助を導入して2012年12月からシステムが走り出した。

集計ソフトのみならず、マネジメントツールとして活用

スタッフ1
(左)ナカノ株式会社 総務部 次長 伊藤 聖 様

導入から約6ヵ月、給料日前の集計の時間は圧倒的に短縮されたという。しかし、それだけではなく、勤之助の導入に際して、違った面での効果も期待していたと話す。
「勤之助から給与ソフトにそのままデータをインポートできるようになったため、手入力の手間が省け、作業時間は3分の1程度になりました。今では給与の締日前に何か突発的に対応しなければならないことにも、余裕をもって対応できるようになっています。それだけではなく、従業員の出勤退勤時刻、各種申請の提出から決裁の状況までリアルタイムに閲覧・管理できることで、就業時間に関する無駄や無理がないのか、という検討がやりやすくなりました。実は当初から勤之助にはマネジメントツールとしての期待もしていたわけです」。
マネジメントツールとしての勤之助の活用について伺ってみた。
「勤怠管理システムは総務部が楽をするためのもの、と理解されては意味がない。残業や人件費コストも含め、正確な工数管理ができているかなど、前向きなマネジマントツールであることを理解してもらえば、非常に良いシステムであると。ここを理解してもらうのには少し苦労しましたが、ゆくゆくは業務効率化はもちろん、マネジメントと総合的に考えてもランニングコストの削減につながっていくと思っています」。
最後に、勤之助導入から現在までの実感を伺った。
「勤怠管理システム選びにはいろいろな要素がありますが、サポート体制はその中でも大きな要素。そういった面でHOYA サービスの担当の方の対応はとてもよかったと思います。そこは導入の大きな決め手の一つです。また、これはシステムとは全く離れた話なのですが、この勤怠管理システムの導入にあたり、システム選択から上司へのプレゼンテーションなど、ほとんど野村に一任しました。このことを通じて彼女が一つ成長できるのではということも隠れた目的ではあったのですが、彼女は十分に軌道に乗せたと思います。おそらくHOYAサービスの対応があってのことだと思いますが、そういった面でも勤之助を導入したことは様々な収穫があったと思っております」。

企業概要

会社名 ナカノ株式会社
設立 昭和9年7月
資本金 2500万円
本社所在地 神奈川県横浜市南区新川町5丁目27番地
業務内容 繊維リサイクル業、安全衛生保護具・消耗品等の工場作業用品販売、中古衣料輸出

<2013年8月掲載>
本事例に記載された情報は初掲載時のものです。
閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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