整体×骨盤「カラダファクトリー」を運営する(株)ファクトリージャパングループ（FJG）。
2001年横浜・上大岡に１号店をオープンして以降、現在では国内・海外290店舗以上に拡大しています。
整体サロンのほか、新しい健康・予防ライフの提案に関わる健康関連事業を展開。“整体”を軸に、“心身・栄養・運動”の向上を目指しています。

■ システム導入を検討された経緯について教えてください。

「導入前は別のクラウド型システムを使用していたのですが、シフト作成と勤怠管理が連動しておらず、法令遵守の面でもサポートが不十分でした。
店舗は、シフト表や出勤簿、有給休暇申請書などをそれぞれ作成して本社に提出。本社はその書類を確認し、不備や確認事項があるとそのたびに各店舗へ問合せしていました。書類作成・管理に毎月多くの時間を費やしていたのです。書類の提出にはメールを利用していたのですが、添付漏れや容量オーバーなどで書類が届かないことも。本社では、100以上の店舗から大量に届くメールの管理が負担になっていました。」

■ 給与計算の時には勤怠が連動していないと確認が大変だったのではないですか。

「一番の問題は、出勤日数の管理です。
以前はバラバラに提出された各書類を本社の担当者が照し合せながら確認。さらに、一括管理用のフォーマットに再入力する必要がありました。業務効率はもちろんですが、見落としや入力ミスなどがあれば給与計算に間違いが生じてしまいす。ヒューマンエラーのリスクを減らすためにも勤怠管理の改善が課題になっていました。」

■ 数ある勤怠管理システムの中から「勤之助」に決めた理由は何ですか。

「サーバの管理が必要ないので、クラウド型をメインに選定を始めました。クライアントサーバ型だと故障があった時に社内で対応しなくてはいけません。トラブルの際に電話で問合せをして、結果報告を待つだけで良い点はクラウド型の大きな魅力です。」

「最終的な決め手となったのは、抜群の「使いやすさ」。申請ボタンのアイコンなど直感的に分かりやすい作りになっているので、見やすさ・使いやすさを重視して採用に至りました。複雑な機能を持つシステムは管理する側には便利です。
しかし実際に使用するスタッフにとっては、入力画面が分かりにくく手順も多くなってしまいます。特に店舗スタッフは人数が多く、なかには新しい機器やシステムに苦手意識を持つ人もいます。実際の運用を想定し、入力や申請を行うスタッフの立場に立って「勤之助」を選びました。」

■ 「勤之助」導入後に改善された点を教えてください。

「最も大きかったことは、今まで煩雑になっていた事務処理がシンプルになり、本社・店舗の両方で作業効率が大幅に向上したこと。ペーパーレスで一括管理できるようになったことで、勤怠管理の作業が早く、しかも正確になりました。
各種申請や打刻漏れなどの問合せ件数は、導入前の10分の1～2程まで減少。例えば有給休暇の残日数なども、以前は「あと何日残っていますか」というような問合せがあるたびに一人一人の履歴を確認する必要がありました。そのような小さな手間や時間が、本社・店舗の両スタッフにとって負担になっていたのだと実感しています。問合せ件数が減ったことで電話代の節約にもつながりました。
そして退職手続きも改善されたことの１つ。導入前は誰がいつ辞めるのか、担当者以外は把握し難かったのですが、今は退職の予約・登録ができることで、情報の共有がスムーズになり勤怠を締めやすくなりました。」

■ コンプライアンスの面ではいかがですか？

「リスクが軽減され、安心して業務できるようになりました。
労働基準法改正時には、無償でバージョンアップできる点も大きなメリットの１つ。以前は１ヵ月当たりの端数処理などに対して柔軟性が足りなかったのですが、「勤之助」は１ヵ月30分単位の端数調整なども自動で計算してくれるので助かっています。」

■ 今回の導入に当たり、工夫されたことはございますか？

「速やかに新システムを導入できるようにトライアル期間を設けました。
人事の担当者が各店舗を回り、使用した時のことをイメージしながら「勤之助」を設置。そうすることで、店舗からの問合せにもスムーズに対応できたと思います。想定通り、導入から３ヵ月程で各店舗からの問合せも落ち着きました。
また、弊社には永年勤続休暇という特別休暇制度があるので、その制度もシステムに追加。スタッフ自身でも取得期限などが確認できるので、より正確に管理できるようになりました。」

■ 「勤之助」を実際に使用したご感想はいかがですか。

「今までの小さな不便が解消され、勤怠管理への意識も高まりました。」

「出退勤と休憩時に打刻しているのですが、タイムレコーダーは指紋認証やICカードでも打刻でき、簡単で便利だとスタッフの間でも好評です。
導入前はパソコンに各々ログインして打刻していたのですが、パソコンがフリーズして打刻できないこともあり、改善の要望が出ていました。時刻を後から修正するのは面倒ですし、時間の正確性にも問題があったと思います。今はそのような問題が改善され、「勤之助」の導入をきっかけにスタッフ全員の勤怠管理への意識も高まったと思います。効果的だったのは、「打刻忘れ申請」。打刻を忘れた場合は申請を出す必要があるので、お互いに声掛けをする良い雰囲気が生まれ、打刻忘れが少なくなりました。
また、店舗スタッフにとって意外と嬉しかったのが、有給休暇の取得を計画的にできるようになったこと。今までは有給休暇の正確な残日数を個人で把握できておらず、本社に確認することが多かったのですが、スタッフによっては連絡することに気後れや億劫さもあったようです。自分で確認できるようになり、プライベートなスケジュールを立てやすくなりました。」

■ シフト作成などで、新システムへの移行に問題はありませんでしたか。

「導入前はExcelでシフトを作っていたのですが、今は「勤之助」で全て管理できています。
従業員の希望を聞いてポンポンと作れるので、シフトを組みやすくなりました。勤務時間の延長など、急なシフト変更が生じたときは修正が必要になりますが、導入後はスタッフの勤務時間を分単位でしっかりと管理できるようになりました。」