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導入事例

オリジナルな視点からの勤怠管理!
「勤之助」の強みである事前異動処理対応で業務時間を効率化。

大幸薬品株式会社 様

大幸薬品株式会社 様
  • 【 導入時期 】  2013年09月
  • 【 ご利用ID数 】 220

導入前

勤怠管理方法
  • 本社、製造現場ともに、勤怠管理パッケージソフトでIDカードによる打刻運用
課題
  • 申請(有休、打刻忘れ、残業)の数が多く、一つずつの内容を把握して承認が出来ていなかった
  • 出勤簿修正が翌日反映のため、ライムラグが発生し、タイムリーな管理が不可能だった
  • 振替休日が、正しく管理されていなかった

導入後

勤怠管理方法
  • 本社:「勤之助」によるブラウザ打刻
  • 製造:「勤之助」のICタイムレコーダー「TIMEDOC」
課題
  • 直接入力機能を使い、申請制を撤廃したことで、スピードが上がり、業務効率に繋がった
  • 出勤簿を修正した際でもリアルタイム反映となった為、締め処理の時間が減少した
  • 一目で振替休日の残日数が確認することが出来るようになり、社員からの問い合わせがなくなった

言葉を交わすコミュニケーションツールに

「ラッパのマークの正露丸」と言えば、誰でもすぐにラッパのメロディを思い出せるほど、広く世間に浸透している。そんなブランドイメージを持つ大幸薬品株式会社は、衛生管理製品の”クレベリン”シリーズなども手がけ、本社と国内5ヶ所のオフィスと工場、更に台湾に支店を展開している。


「勤之助」を導入いただく前から、IDカードによる打刻で勤怠管理を運用していたが、なぜ「勤之助」の導入に至ったのか、そのきっかけから聞いた。

スタッフ2
大幸薬品株式会社
人事部アシスタントマネージャー 山岡 幸愛 様

「以前は、本社も工場も、IDカードによる打刻を行い、残業や休暇も申請書による承認方式を運用していました。
打刻については特に問題がありませんでしたが、申請書の数が多く、内容を把握しないまま上司が承認している状況で、現場の責任者からも、1ヶ月のトータルの残業時間などの数字が分かれば良いので、日々の対応が面倒、との声があがっていました。また、管理側は、勤怠関連の業務を、一人で対応していたため、毎月の締め処理にとても時間が掛かっていたことも、リプレースを考える要因の一つとなりました。」

当時、クラウド型の勤怠システムが世間で注目され始めていたこともあり、リースの更新のタイミングで、本格的な入れ替え導入の検討を始めたという。

「ユーザー側からの視点を重視したとき、「勤之助」は、アイコン表示と感覚で分かる画面であり、複雑なマニュアルを用意することもなかったことが決め手でした。」

ただ、システムからシステムへの入れ替えは、以前のシステムの運用に慣れているため、不満の声が出ると聞く。
更に大幸薬品株式会社本社のケースに至っては、IDカード打刻から、ブラウザ打刻へ運用方法を変更することとなり、今までよりも手間が発生することで、社員の勤怠管理の意識が低下する懸念はなかったのだろうか。

「確かにIDカードでの打刻は、かざすだけの利便性はありました。ブラウザ打刻は、パソコンを起動してブラウザを開いて打刻をするという面倒さは伴いますが、今後の事業展開において、オフィス移転などの計画があったため、タイムレコーダーの場所が固定されるよりも、自由に行き来しながらでも打刻が出来るブラウザの利用を、入れ替えの目的の一つとしていました。手間の心配については、「勤之助」の運用を始めてすぐに、日々社員同士が声を掛け合い、打刻の日常化が自然に行われるようになっていたので、全く心配することはありませんでした。
そもそも「勤之助」が、コミュニケーションツールになるとは思っていなかったので、良い意味で思わぬ副産物となりました。」

社員同士が声を掛けるツールとなったことは、大幸薬品株式会社の社内環境が、とても風通しの良いものだと感じさせるエピソードである。

運用に沿った出勤簿チェック機能を有効活用

「もともと、現場からのリクエストでもあった、日々の残業申請や有給休暇申請を撤廃し、1ヶ月に1度だけの承認作業とする”運用の簡略化”を行ったことも、スムーズな導入結果のひとつとなりました。ただ、日々の時刻や時間の編集が、ある程度自由になったことで、”勤怠時間の精度が落ちる”ことが懸念されました。そこで、「勤之助」を導入するときに、入力に間違えがあれば、本人が出勤簿を締められないように、チェックレベルを上げる設定をお願いしました。」

通常は、”出社時刻、退社時刻に入力がない場合はエラー”とする、一般的な不備チェックを適用しているが、会社ごとにオリジナルのチェック機能も細かく設定が出来る「勤之助」の特性を生かし、 ”出社時刻よりも業務開始時刻が早かった場合はエラー”とするような、大幸薬品株式会社独自の運用ルールを導入の際に検討し、”1度の承認だけでも社員が間違えのない出勤簿を提出出来るような環境”を作り上げたことで、精度の高い勤怠管理が出来るようになった。

異動処理の事前対応で残業時間が格段に減少

それでは、管理する側では、どのような利点が発生したのだろうか。

スタッフ3

「以前は、データの更新が1日1回のシステムだったために、打刻忘れを現場で修正してもらっても、翌日にならなければ、その修正を確認することが出来ず、給与システムへの出力まで3~4日程度掛かっていました。また、一人で全社員分の出勤簿を処理していたため、出勤簿に不備のある対象者一人ひとりにメールを送信する作業も行っていました。それでも、給与システムへの出力期日までに修正が出来ていなければ、直接データを手直しすることもありました。
「勤之助」導入後は、修正したかどうかをリアルタイムに画面で確認をすることが出来るので、タイムラグが全くなくなりました。また、出勤簿提出時に不備があれば、本人の捺印時に、該当日と内容が表示されるため、各自で認識をして修正を行ってもらえるようになりました。さらに、提出が遅れている対象者へは、「勤之助」から処理を促すメールが、直接送信されるため、不備と未提出チェックの作業の手間が省け、締め処理を数時間で終えることが出来るようになりました。最近では入力の不備自体が殆どなくなったため、勤怠管理に取られていた時間を、他の業務に宛がうことが出来るようになりました。」

また、毎年一度、大きな組織異動がある場合も、履歴管理機能を持つ「勤之助」の特性が役立っていると言う。

「今までは、異動日の前日に残業をしてまで、すべての異動処理の設定を完了する必要がありました。
しかし、「勤之助」では異動の履歴日を持っているので、異動内容が分かった段階で事前に期日を指定して設定することが出来るため、全く残業をすることがなくなりとても助かっています。」

素早いシステムへの反映で時間ロスが軽減

「サポートの面では、改修作業の依頼をしても、翌日にならなければ正しく反映されているかの確認が出来なかった以前のシステムに比べ、「勤之助」は、依頼から早ければ数時間後には環境へ反映されているため、待っている時間が日にち単位で改善されたので、入れ替えを行ってとても良かったと思います。」

<編集後記>
“社員に出退社時刻を直接入力させる”という運用方法は、時に勤怠管理が適当となる危険性が伴うが、今回うかがってみて、チェック機能は強化をしているものの、社員同士のつながりが強く、また、管理側も社員に対する信頼感を持っていることを強く感じた。
その分、「勤之助」に対する目線も当然厳しく、様々なご指摘をいただくこともあるが、それが「勤之助」のシステムを改善するきっかけとなることもあり、「勤之助」を支えていただいている。

企業概要

会社名 大幸薬品株式会社
設立 1946年11月18日
資本金 3億7298万6千円
本社所在地 大阪府大阪市西区西本町一丁目4番1号
業務内容 『正露丸』、『セイロガン糖衣A』を中心とした一般用医薬品の国内外での製造および販売

<2015年09月掲載>
本事例に記載された情報は初掲載時のものです。
閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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