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導入事例

社外勤務社員の勤怠管理にかかる労力を大幅削減!
派遣会社へのID配布で派遣社員の管理を効率化!

株式会社 ケイ・オプティコム 様

株式会社 ケイ・オプティコム 様
  • 【 導入時期 】  2008年10月
  • 【 ご利用ID数 】 850

導入前

勤怠管理方法
  • 社外勤務社員は手書きで出退勤時刻を記録
  • 管理者が手書きの勤務表をチェックして、勤務時間を集計・入力
課題
  • 勤務表が届くまでチェックができない
  • 勤務時間の算出に手間がかかり残業が常態化

導入後

勤怠管理方法
  • 携帯電話により出退勤時刻を打刻
  • 勤之助により勤務時間を自動的に算出
課題
  • 管理者がリアルタイムに勤務状況を確認できる
  • 勤務時間の算出を自動化し管理者の労力を大幅に軽減

社外勤務社員約400名の勤怠管理が大きな課題に

株式会社 ケイ・オプティコムは、関西電力のサービスエリアである近畿2府4県と福井県の一部を中心に、「eo光」「eoスマートリンク」「ビジネス光」「オフィスeo 光」など、送配電線・光ケーブルを用いたインターネット・電話・テレビ通信事業を行っている。2014年には、格安スマホと呼ばれる携帯電話サービス「mineo」を、2016年には家庭向け電力サービス「eo電気」を開始。ICT時代を担う総合情報通信“創造”企業として事業を展開している。2017年現在、1300名を超える社員が、本社および家電量販店の店舗等で業務を行っている。


株式会社 ケイ・オプティコム

ケイ・オプティコムが勤之助を導入したのは2008年の秋。
しかし勤怠管理システムの導入は、実は勤之助が初めてではなかった。


「当社ではそれ以前に、すでに勤怠管理システムと給与システムを導入しており、勤怠管理システムと連動した給与計算を行っていました。
しかしそのシステムを利用できるのは、本社勤務の社員だけ。家電量販店様などに常駐して仕事をしている約400人の社外勤務社員については、まだ紙のままだったんです。」


すでに導入されていた勤怠管理システム・給与システムでは、セキュリティー対策のために外部からのアクセスが制限されている。そのため、社外勤務社員は利用することができなかったのだ。


「社外で勤務している社員には、出勤時刻と退勤時刻、休憩時間などを勤務表に手書きで書き込んでもらっていました。それを管理者がチェックし、電卓を叩いて勤務時間を算出する。さらにデータ入力を行って、ようやく給与システムが利用できるという状況で、給与締めの時期になると、管理者は集計・入力作業に掛かりきりでした。必然的に、毎月初めの一週間は残業続き。せっかく勤怠管理システムを導入したのに、これでは意味がないということで、急遽対策を講じることになりました。」

携帯電話で打刻できる手軽さと設定・管理のしやすさ

こうして社外勤務社員の出退勤管理のための新システム導入が検討されたが、候補に上がったのは、勤之助を含めてわずか3製品だった。

株式会社 ケイ・オプティコム


「短期間で運用を開始したいという社内事情があり、あまり時間をかけられなかったということもあるんですが、何よりHOYAさんは、こちらの要望に対するレスポンスが早かった。信頼してお任せできそうだと感じたことと、勤之助の機能・性能が当社のニーズに合っていたことから、ほぼ即決という形で勤之助の採用を決めました。
家電量販店様で仕事をしている社員の多くは、勤務中にパソコンを使うことができません。ですから、携帯電話を使って出退勤の打刻ができる勤之助は、まさにうってつけでした。システムにそれほど詳しくない社員でも管理ができる、操作や設定のシンプルさも魅力でした。」


勤之助導入後は、記録された出退勤データをCSV形式でエクスポートし、そのまま給与システムにインポートするという簡単な作業だけで、社外勤務社員400名分の給与計算を行えるようになった。集計や入力の手間がなくなったおかげで、対応する服務管理者の人数と残業時間を減らすことができ、大幅な経費節減につながったという。

現場の状況に合わせて勤務シフトを柔軟に変更可能

400人の社外勤務社員の勤務地は、主に家電量販店。店舗によって異なる開店時間・閉店時間に合わせて勤務している。様々な勤務シフトに合わせて柔軟に対応できるのも、勤之助を選んだ理由だ。

株式会社 ケイ・オプティコム

「当社では、あらかじめ組まれた35種類のシフトパターンから、社員が自分の勤務状況に合うシフトを選ぶようにしています。勤之助導入後は、現場の事情に合わせて、翌日のシフトを急遽変更するというような対応も手軽にできるようになりましたので、社員にとってはかなり働きやすい環境になったのではないかと思います。
また社外での勤務状況を、本社からリアルタイムで確認できるようになったのも、勤之助導入の大きなメリットです。休憩のとり方が不自然だったり、勤務状況の怪しい社員がいた場合は、すぐに発見できます。データを後から訂正した場合は、訂正者と時刻がログに残りますので、後で本人に事情を確認することができます。

打刻時の位置情報記録については、すべての携帯電話が対応しているわけではないので、積極的に活用はしていません。ただ「そういう機能があるよ」とアナウンスすることで、良からぬことを考える社員への牽制にはなっていると思います。」

派遣会社のスタッフ管理にも勤之助・与之助を活用

ケイ・オプティコムでは、勤之助と同時に与之助も導入している。これにより、紙の給与明細書をなくし、給与明細の完全データ化を実現した。

「社外勤務社員は定期的に本社に来るわけでないので、以前は、いつ、どんな方法で給与明細を渡すかを考えなくてはなりませんでした。与之助の導入で、給与明細書の発行と配布の必要がなくなったのはとてもありがたいことです。
また派遣社員については、派遣会社ごとに組織を作成し、派遣会社の管理者にもIDを発行しました。そうすることで、派遣会社にスタッフの勤務状況を常に把握してもらい、よりしっかりと管理してもらおうというわけです。
派遣会社にとってはスタッフを管理しやすいというメリットがあり、派遣社員にとっては勤務先と派遣会社の両方に勤務表を提出する必要がないというメリットがあります。おそらくこういう使い方は想定していないと思いますが、なかなかいいアイデアではないかと思っています。」

導入から9年。これまでトラブルなく順調に運用してきた勤之助と与之助だが、実はまだ活用できていない機能も多いという。

「システム担当者の異動などもあり、まだすべての機能を把握できていないんです。大阪事務所も作られたことですし、HOYAさんにはもっといろいろ教えていただいて、さらに使い勝手のいいシステムにしていきたいですね。」

<編集後記>
社外勤務社員様が携帯電話で勤務状況を打刻するという運用は、当時としては非常に画期的で、ケイ・オプティコム様はそれを積極的に展開し、効率性を重視した先駆者的お客様。長年ご利用をいただいていると、ご担当者様が代わられることが多々あり、その都度、勤之助のシステム運用についてご理解いただく手間をおかけすることになる。今後はその“手間”をいかに軽減出来るかを考え、ご提案していきたい。

企業概要

会社名 株式会社 ケイ・オプティコム
開業 1988年04月
資本金 330億円
本社所在地 大阪市北区中之島3丁目3番23号 中之島ダイビル
業務内容 電気通信事業、有線一般放送事業、小売電気事業
電気通信および有線一般放送に関する機械器具および設備の設計、設置、販売、割賦販売、賃貸および保守、運用
銘鈑

<2017年07月掲載>
本事例に記載された情報は初掲載時のものです。
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